L’automatisation des processus est une approche en constante évolution qui vise à optimiser les méthodes de travail, grâce aux nouvelles technologies et actions mieux pensées. Les avantages de l’automatisation sont nombreux : gain de temps, réduction des coûts, amélioration de la qualité, standardisation des tâches, etc. Cet article propose de passer en revue les différentes étapes liées à l’automatisation des processus et d’étudier les technologies utilisées pour atteindre ces objectifs.

Au cœur de l’automatisation des processus : la cartographie des actions

Pour automatiser des processus, il est essentiel de commencer par identifier avec précision toutes les étapes et actions à réaliser. Cette démarche s’appelle la cartographie des processus. Elle permet de :

• Déterminer les interactions entre les différents acteurs du processus
• Repérer les points faibles ou les éléments à risque
• Mesurer les niveaux de performance et le délai nécessaire à chaque étape
• Identifier les possibilités d’amélioration et d’optimisation

Une fois cette cartographie réalisée, il est alors possible de mettre en place des stratégies d’automatisation adaptées aux besoins spécifiques de chaque entreprise ou organisation.

Les technologies au service de l’automatisation des processus

Plusieurs technologies peuvent être mises à profit pour automatiser des processus, parmi lesquelles :

La robotisation des processus (RPA)

La Robotisation des Processus Automatisés (RPA) désigne l’utilisation de logiciels spécialisés qui imitent les actions humaines sur des interfaces informatiques. Ainsi, ils sont capables d’exécuter certaines tâches telles que la saisie de données, le déclenchement d’actions spécifiques en réponse à des événements ou encore l’extraction d’informations à partir de documents numériques.

Les solutions RPA permettent donc de prendre en charge des tâches répétitives et chronophages généralement accomplies par les employés, libérant ainsi ces derniers pour se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.

L’intelligence artificielle (IA)

L’intelligence artificielle (IA) est un ensemble de technologies qui vise à rendre les machines et les systèmes informatiques capables de comprendre, raisonner et apprendre par eux-mêmes, dans le but d’améliorer leurs performances et de s’adapter aux changements.

Dans le cadre de l’automatisation des processus, l’IA peut notamment être utilisée pour :

• Analyser et trier de grands volumes de données, afin d’en extraire des informations pertinentes et utiles
• Anticiper et résoudre des problèmes complexes grâce à des algorithmes de prédiction et d’optimisation
• Prendre des décisions de manière autonome, à partir de règles établies ou de l’apprentissage par expérience (machine learning)

Les outils de collaboration et de gestion de projets

En plus des technologies avancées telles que la RPA et l’IA, il existe également des outils plus simples permettant d’améliorer la coordination et l’exécution des tâches au sein d’une organisation. Parmi eux, on peut citer :

• Les logiciels de traitement de texte et de tableur en mode collaboratif
• Les plateformes de partage de documents et de gestion des versions
• Les applications de gestion de projet, offrant notamment des fonctionnalités de planification, de suivi et de reporting

Ces outils facilitent la communication entre les différentes parties prenantes d’un processus, ainsi que le suivi et le contrôle de leur progression.

L’importance de l’accompagnement humain dans l’automatisation des processus

Même si les technologies jouent un rôle central dans l’automatisation des processus, elles ne sauraient réussir sans l’intervention et l’expertise des personnes qui les maîtrisent. Ainsi, plusieurs métiers sont d’ailleurs dédiés à cette finalité :

• Les consultants en amélioration des processus : ils accompagnent les entreprises dans l’identification de leurs goulots d’étranglement et proposent des solutions pour les résoudre, incluant l’automatisation.
• Les ingénieurs en automatisation : ils sont spécialisés dans la mise en place et le déploiement de systèmes robotisés ou intelligents, tels que la RPA ou l’IA.
• Le personnel technique et d’exploitation : il est chargé de la maintenance et du bon fonctionnement des équipements et logiciels utilisés pour automatiser les processus.

Il apparaît donc que l’automatisation des processus nécessite une collaboration étroite entre différentes compétences, afin de garantir le succès de chacune des étapes liées à cette initiative.

Quelques exemples d’automatisation des processus au sein des entreprises

Voici quelques cas concrets dans lesquels l’automatisation des processus peut apporter des gains significatifs :

• Gestion des factures fournisseurs : en automatisant la réception, l’enregistrement et la validation des factures, les départements comptables peuvent gagner un temps précieux et éviter les erreurs humaines.
• Traitement des demandes clients : grâce à la création de formulaires standardisés et automatisés, les entreprises peuvent offrir un traitement plus rapide et efficace des requêtes de leurs clients, améliorant ainsi leur satisfaction.
• Suivi et analyse des performances : les outils informatiques permettent de mettre en place des indicateurs clés de performance et des tableaux de bord automatisés, qui facilitent la prise de décisions et l’identification des leviers d’amélioration.

Pour conclure, l’automatisation des processus est une démarche essentielle pour les entreprises cherchant à améliorer leur efficacité et réduire leurs coûts. Elle nécessite toutefois un travail préliminaire de cartographie des actions, ainsi qu’un accompagnement humain adéquat pour tirer le meilleur parti des technologies mobilisées.